Электронная транспортная накладная в 2026 году: что изменится с 1 сентября и как подготовиться бизнесу

• Что такое электронная транспортная накладная?
• Что станет обязательным с 1 сентября 2026 года
• На кого распространяются требования
• Как это работает
• Кто подписывает ЭТрН
• Штрафы за работу ЭТрН
• Переходный период до 1.03.2027, что нужно успеть сделать уже сейчас

Изменения связаны прежде всего с Федеральным законом от 7 июня 2025 года № 140-ФЗ. В обновленной редакции Устава автомобильного транспорта закреплено, что транспортная накладная формируется как электронный документ, если конкретная ситуация не отнесена Минтрансом к исключениям.

Поэтому 2026 год для грузового бизнеса становится не просто еще одним годом развития ЭДО. Это год, когда электронный формат превращается из удобного инструмента в обязательную часть организации перевозки. ЭТрН потребуется не только крупным компаниям: требования затрагивают грузоотправителей, перевозчиков, грузополучателей, экспедиторов и водителей.

При выборе формата работы компании стоит учитывать не только требования российского законодательства, но и внутреннюю политику организации в отношении ЭДО: кто отвечает за документы, какой порядок согласования действует внутри компании и какая база данных используется для их формирования.

Что такое электронная транспортная накладная?

ЭТрН — это электронный документ, который подтверждает заключение договора перевозки груза и содержит сведения, необходимые для организации и подтверждения транспортной операции (цифровой аналог бумажной транспортной накладной, подписываемый усиленной квалифицированной электронной подписью всеми участниками перевозки). По сути, ЭТрН сохраняет назначение привычной транспортной накладной, но весь обмен информацией происходит в электронном формате.

Важно понимать: ЭТрН — не просто скан бумажной накладной. Электронная форма представляет собой структурированный документ, который последовательно формируется участниками перевозки. В нем отражаются сведения об отправителе, получателе, перевозчике, транспортном средстве, водителе, грузе и условиях перевозки.

Электронные сведения передаются через информационную инфраструктуру. Оператор обеспечивает обмен между участниками, а ГИС ЭПД используется для направления соответствующей информации в государственную систему. Поэтому ЭТрН существует не отдельно от ЭПД, а является частью единого электронного документооборота.

При этом транспортная накладная остается юридически значимым документом. Меняется не ее назначение, а способ формирования, передачи, подписания и хранения.

С 1 сентября действующий ранее формат ЭТрН также обновляется: старый формат, утвержденный приказом ФНС № ЕД-7-26/1065@, ограничивает действие с этой даты.

Поэтому бизнесу требуется заранее проверить, позволяет ли используемое программное обеспечение перейти на новый формат без потери данных и дополнительных расходов. Для бизнеса это означает необходимость заранее проверить программное обеспечение, настройки интеграции и возможность обмена электронными перевозочными документами.

Если сейчас сотрудники переносят данные между несколькими системами вручную, переход на ЭПД может увеличить нагрузку и количество ошибок.

Мы можем провести персональный аудит вашей 1С и определить, какие настройки, интеграции или доработки потребуются для работы с ЭПД.

Хотите предварительно оценить объем работ?

Оставьте телефон — обсудим исходные данные и следующий шаг.

Получить консультацию

Что станет обязательным с 1 сентября 2026 года

С 1 сентября 2026 года ЭТрН становится обязательной для большинства автомобильных перевозок грузов. Одновременно электронно должны оформляться другие перевозочные документы, предусмотренные законодательством.

В автомобильных перевозках речь идет не только про ЭТрН. Электронный формат распространяется также на заказ-заявку и ряд других документов, если они относятся к регулируемому электронному документообороту.

Для железнодорожных перевозок вводится электронная транспортная железнодорожная накладная. Ее формат утвержден приказом ФНС от 7 мая 2026 года № КЧ-1-26/297@, который начинает применяться не ранее 1 сентября.

Для авиационных перевозок предусмотрена электронная грузовая накладная. Ее формат утвержден приказом ФНС от 27 апреля 2026 года № ЕД-1-26/276@.

Для компаний, работающих с международной перевозкой, дополнительно требуется проверить, какие документы оформляются по российскому законодательству и какие требования действуют в отношении конкретного рейса.

Таким образом, 1 сентября становится важной датой для всей сферы перевозок, а не только для компаний, работающих с автомобильным транспортом.

При этом законодательство предусматривает ситуации, когда бумажный документ все еще разрешен. Минтранс приказом от 1 июня 2026 года № 262 определил случаи, при которых транспортная накладная, заказ и заявка могут оформляться на бумажном носителе. Приказ действует с 1 сентября 2026 года.

Поиск подходящего режима оформления следует проводить по каждой категории перевозки, а не считать, что любое перемещение груза автоматически требует одинакового набора электронных документов.

Поэтому задача бизнеса накануне сентября — не просто перевести все процессы в электронный вид, а определить, какие перевозки попадают под обязательный порядок, а какие относятся к установленным исключениям.

Нужно заранее понять, откуда будут поступать данные, кто их проверяет, кто подписывает документ и куда информация передается дальше.

Если эти процессы не связаны между собой, сотрудникам придется выполнять значительную часть операций вручную.

Поэтому перед подключением сервиса полезно составить схему:

1С → формирование данных → ЭПД → оператор → перевозчик → водитель → получатель

И определить, какие этапы уже автоматизированы, а какие пока выполняются вручную.

Хотите понять, где именно в вашем процессе потребуется доработка? Мы проводим профессиональный аудит базы 1С.

На кого распространяются требования

Требования распространяются на участников перевозочного процесса, которые используют соответствующие перевозочные документы.

В первую очередь это грузоотправитель. Именно он во многих случаях формирует транспортную накладную и передает сведения в электронном виде.

Менеджер, который организует поставку или планирует отправку, должен учитывать электронный документооборот уже на этапе оформления заявки, а не только после фактической погрузки.

Второй ключевой участник — перевозчик. Он получает информацию, подтверждает прием груза к перевозке и в предусмотренных случаях вносит сведения о фактических обстоятельствах перевозки.

Отдельная роль принадлежит грузополучателю, его задача — принять груз и отразить необходимые сведения в электронном документообороте.

При приемке груза получатель должен проверить, что сведения в документе соответствуют фактическому состоянию поставки и могут быть корректно подтверждены в системе.

Если в перевозке участвует экспедитор, его обязанности определяются характером оказываемых услуг и требованиями законодательства о транспортно-экспедиционной деятельности. С 1 сентября электронными становятся также отдельные экспедиторские документы.

В отношении экспедиторов особенно важно проверить наличие необходимых сведений и требования к реестру, поскольку ответственность за нарушения может затрагивать как граждан, так и юридические лица.

Особое внимание потребуется водителю, он не обязательно самостоятельно создает ЭТрН. Однако он должен иметь возможность предъявить сведения о перевозке в установленном порядке. Поэтому компании необходимо заранее определить, каким образом водитель будет получать доступ к электронным документам в дороге.

На практике это может быть мобильное приложение, личный кабинет либо иной сервис, связанный с системой оператора.

Если водитель меняется непосредственно перед отправлением, компания должна обеспечить корректное внесение его данных в ЭТрН до начала операции. Ошибка в информации о водителе способна привести к проблемам при проверке.

Как это работает

Механика ЭТрН строится вокруг последовательного обмена электронными сведениями.

Сначала грузоотправитель создает документ в информационной системе компании или непосредственно в сервисе оператора. В документ заносятся сведения о грузе, маршруте, отправителе, получателе, транспортном средстве и водителе.

Если используется 1С или другая учетная система, автоматизация позволяет передавать данные в ЭТрН непосредственно из рабочих процессов компании.

После формирования документа информация направляется оператору. Оператор обеспечивает технический обмен между участниками и передачу необходимых сведений в ГИС ЭПД.

На практике подключение занимает определенное время, поэтому его лучше организовать заранее, пока компания еще может спокойно провести тестирование и поиск ошибок.

Далее документ проходит этапы подписания. Участник информационного взаимодействия подписывает свою часть электронной подписью. Перевозчик подписывает сведения, связанные с приемом груза. Грузополучатель подписывает сведения, относящиеся к получению груза и завершению соответствующего этапа перевозки.

В результате ЭТрН не является одним статичным файлом, который один раз отправили контрагенту, это последовательность связанных информационных сообщений.

Именно такой подход заменяет простой обмен файлами полноценным процессом электронного взаимодействия между сторонами перевозки.

Именно поэтому компании необходимо заранее распределить ответственность: кто создает документ, кто проверяет данные, кто подписывает, кто контролирует ошибки и кто взаимодействует с оператором.

ЭПД в этой модели выступает более широким понятием. Электронные перевозочные документы включают ЭТрН, электронный заказ-наряд, электронную сопроводительную ведомость, электронный путевой лист и другие документы, предусмотренные транспортным законодательством.

Для водителя принципиально важно, чтобы информация была доступна в дороге. Если документ уже сформирован, но водитель не может его предъявить — формальная готовность компании не всегда гарантирует отсутствие проблем.

Поэтому при внедрении ЭТрН следует тестировать не только офисный сценарий, но и реальную ситуацию на маршруте: создание документа, его подписание, передача перевозчику, изменение сведений, проверка и завершение перевозки.

Кто подписывает ЭТрН

В электронном документообороте каждая сторона должна понимать, какие сведения она подписывает. ЭТрН состоит из нескольких титулов (частей):

• Грузоотправитель подписывает первый титул: сформированную информацию своей электронной подписью.
• Перевозчик подписывает второй титул: сведения о приеме груза к перевозке и другие данные в пределах своей роли.
• Водитель при приемке груза подписывает третий титул.
• Получатель подписывает четвертый титул: информацию, относящуюся к получению груза.

Если участник действует через представителя, то применяются предусмотренные законодательством варианты электронной подписи и полномочий. Для отдельных физических лиц предусмотрены специальные способы подписания через инфраструктуру государственных сервисов. Внутри компании желательно закрепить регламент: кто подписывает ЭТрН, в какой момент подписывается документ, кто отвечает за исправление ошибок и кто контролирует статус ЭПД.

Особенно важно не оставлять процесс на одного сотрудника. Если единственный специалист, который подписывает документ, отсутствует, оформление перевозки может остановиться.

Штрафы за работу ЭТрН

Вопрос ответственности — один из самых обсуждаемых перед 1 сентября.

Сама обязанность применения электронных перевозочных документов начинает действовать 1 сентября 2026 года. Однако на практике необходимо учитывать переходные меры, которые должны смягчить применение ответственности на начальном этапе.

19 июля 2026 года были утверждены поручения по активизации перехода на электронные перевозочные документы. В них предусмотрено принятие решений, согласно которым до 1 марта 2027 года за отсутствие электронного перевозочного документа и предъявление бумажного документа должно применяться устное замечание.

Таблица штрафов:

Переходный период до 1.03.2027: что нужно успеть сделать уже сейчас

Официально переходный период действует до 1 марта 2027 года, при этом уже сейчас компаниям следует действовать так, будто переход полностью вступил в силу.

Что нужно успеть:

1. Выбрать оператора. Компания должна определить оператора, через которого будет осуществляться электронный обмен. Важно проверить не только стоимость услуг оператора, но и технические возможности: интеграцию с учетной системой, мобильный доступ, работу с водителем, поддержку ЭПД, передачу сведений в ГИС ЭПД и обработку исправлений. Если компания работает с несколькими перевозчиками, необходимо выяснить, какие решения используют контрагенты.
2. Проверить учетную систему. Следующий шаг — проверить, умеет ли текущая система создавать ЭТрН в актуальном формате. Нужно проверить карточки контрагентов, транспортных средств, водителей и грузов. Ошибочные сведения будут автоматически переноситься в электронный документ и увеличивать количество ручных исправлений.
3. Настроить электронные подписи. Для каждого участника процесса нужно определить, кто подписывает ЭТрН и каким видом подписи. Отдельно необходимо проверить срок действия сертификатов и полномочия сотрудников. Если сотрудник меняет должность или увольняется, компания должна своевременно изменить права доступа.
4. Подключить водителей. Водитель должен понимать, где находится документ, как он получает доступ к информации и что делать при возникновении ошибки. Полезно провести обучение до сентября, а не в день первой обязательной перевозки.
5. Протестировать реальные сценарии. Тестирование должно включать полный цикл: создание ЭТрН, передачу оператору, подписание, прием груза, изменение данных, завершение перевозки и хранение документа. Отдельно следует проверить работу без стабильного мобильного интернета, потому что грузоперевозки происходят не только в офисе.
6. Проверить контрагентов. Компаниям стоит заранее составить перечень грузоотправителей, перевозчиков, экспедиторов и получателей, с которыми ведется регулярный обмен. Если контрагент не готов работать через ЭДО, проблема может возникнуть непосредственно перед погрузкой.
7. Назначить ответственных. Внутри компании должен быть конкретный сотрудник, который контролирует электронные перевозочные документы. Его задача — отслеживать статусы, контролировать ошибки, взаимодействовать с оператором и помогать сотрудникам, которые формируют и подписывают ЭПД.

Что важно сделать уже сейчас:

До сентября осталось совсем немного времени, поэтому план подготовки выглядит так:

• выбрать оператора и проверить договор;
• проверить интеграцию с учетной системой;
• проверить актуальные форматы ЭПД;
• настроить электронные подписи;
• проверить данные водителей и транспорта;
• провести тестовые перевозки;
• обучить водителей и сотрудников;
• проверить взаимодействие с контрагентами;
• определить порядок исправления ошибок;
• закрепить ответственных за электронный документооборот;
• проверить хранение документов и резервный сценарий.

Главная ошибка — воспринимать ЭТрН как задачу исключительно бухгалтерии или логиста. Электронная транспортная накладная затрагивает весь процесс перевозки: от заявки и подготовки груза до его получения.

Для компаний это изменение не только юридическое, но и операционное. Если раньше бумажный документ можно было передать водителю непосредственно перед отправлением, то электронная версия требует заранее выстроенного информационного процесса.

Если хотя бы по одному из пунктов нет четкого ответа, систему стоит проверить до начала обязательной работы. Мы поможем вам провести проверку готовности систем 1С и ЭПД.