Как сформировать УПД в 1С 8.3: пошаговая инструкция

Оглавление

1. Как настроить программу перед началом работы
2. Как выставить УПД в 1С при отгрузке товаров или услуг
3. Как в 1С создать УПД на основании счета на оплату
4. Как не ошибиться при выборе статуса и напечатать документ
5. Как сделать корректировку УПД при обнаружении ошибки
6. Что делать, если УПД выдает техническую ошибку

Как настроить программу перед началом работы

Иногда при оформлении реализации пользователи не видят кнопку или переключатель УПД. Значит, в системных параметрах отключены комплексные первичные документы. Перед тем как создать УПД в 1С, активируйте функцию в учетной политике организации.

Алгоритм настройки:

1. Откройте главное меню программы и перейдите в раздел Главное.
2. В блоке “Настройки” выберите пункт Функциональность.
3. В открывшемся окне перейдите на вкладку Торговля.
4. Найдите строку Комплексные первичные документы и установите напротив нее флажок (галочку).

Параметры системы обновятся автоматически. После этого во всех формах продаж появится необходимый зеленый тумблер. Зеленый свет включился, теперь можно двигаться вперед!

Как выставить УПД в 1С при отгрузке товаров или услуг

Документ оформляют непосредственно в момент продажи материальных ценностей или в день завершения работ. Это стандартный способ создать УПД в 1С при прямой отгрузке покупателю.

Порядок действий в программе:

1. Откройте раздел Продажи > Реализация (акты, накладные, УПД).
2. Нажмите верхнюю кнопку Реализация > выберите тип операции. Например, Товары (накладная, УПД) или Услуги (акт, УПД).
3. Заполните обязательные поля: укажите вашу организацию, контрагента, договор и склад отгрузки.
4. В табличную часть через кнопку Добавить или Подбор внесите номенклатуру, укажите количество и цену. При выборе ставки налога указывайте актуальную базовую ставку НДС 22% для общей системы. Программа автоматически рассчитает сумму налога.
5. В левом нижнем углу экрана под таблицей найдите тумблер УПД и переведите его в положение Включено. Он загорится зеленым цветом. Ещё один зеленый сигнал светофора, значит вы движетесь в верном направлении!
6. Нажмите кнопку Провести на панели управления.

База данных запишет операцию реализации и автоматически зарегистрирует связанную счет-фактуру в фоновом режиме.

Как в 1С создать УПД на основании счета на оплату

Если клиент уже внес предоплату по ранее выставленному счету, дублировать номенклатурные позиции вручную не нужно. Программа перенесет данные автоматически.

Чтобы запустить формирование УПД в 1С на базе выставленного счета:

1. Перейдите в меню Продажи > выберите журнал Счета покупателям.
2. Найдите в общем списке нужный документ и выделите строчку кликом мыши.
3. Нажмите верхнюю кнопку Создать на основании > выберите пункт Реализация (акт, накладная, УПД).
4. Программа автоматически сгенерирует и откроет предзаполненную форму отгрузки. Все данные, цены, реквизиты компании и контрагента перенесутся из счета без изменений.
5. Важно! Проверьте заполнение строки 5б (реквизиты авансового счета-фактуры). Если оставить ее пустой при наличии предоплаты, контрагент получит отказ при проверке документа в ЭДО.
6. Передвиньте тумблер УПД в левом нижнем углу в активное положение.
7. Нажмите Провести и закрыть.

Как не ошибиться при выборе статуса и напечатать документ

Откройте проведенную реализацию товаров или услуг, нажмите верхнюю кнопку Печать > Универсальный передаточный документ (УПД).

В левом верхнем углу печатной формы найдите поле Статус. Обратите внимание на этот показатель:

Статус 1 - документ выполняет одновременно роль первичного акта и счета-фактуры. Необходим предприятиям на ОСНО для вычета по НДС. Также Статус 1 обязаны использовать компании на УСН, если они применяют пониженные спецставки НДС 5% или 7%.

Статус 2 - бланк выступает только в качестве акта передачи или накладной. Этот статус применяют компании на спецрежимах (УСН, патент), полностью освобожденные от уплаты НДС.

Помните: даже если у организации установлен Статус 2, при отправке через ЭДО вы все равно обязаны использовать формат УПД. Передать электронный акт или ТОРГ-12 технически невозможно.

Для вывода на бумагу нажмите на иконку принтера. При работе через цифровые сервисы нажмите ЭДО > Посмотреть электронный документ > Подписать и отправить.

Как сделать корректировку УПД при обнаружении ошибки

Если после отправки документа покупателю вы обнаружили ошибку в стоимости, количестве или реквизитах, обычное исправление старой проводки нарушит учет. Потребуется сформировать корректировочный документ (УКД) или исправительный УПД.

Пошаговый алгоритм корректировки:

1. Перейдите в журнал Продажи > Реализации (акты, накладные) и откройте нужный документ.
2. Нажмите кнопку Создать на основании и выберите пункт Корректировка реализации.
3. В поле Вид операции выберите вариант Исправление в первичных документах (при технической опечатке) или Корректировка по согласованию сторон (если изменилась цена или объем поставки, например, при возвратах с маркетплейсов).
4. На вкладке Товары в строке «после изменения» укажите правильные значения.
5. Проведите документ. Программа автоматически сделает корректировочные проводки и сформирует УКД для отправки контрагенту по ЭДО.

Теперь у вас все получилось!

Или нет?

Что делать, если УПД выдает техническую ошибку

Новый электронный формат 5.03 жестко контролирует реквизиты. Система заблокирует проведение операции или отправку файла по ЭДО, если в карточках номенклатуры отсутствуют коды ОКЭИ, не заполнены сведения о прослеживаемости импортных товаров, есть проблемы с кодами маркировки в системе «Честный Знак» или интеграцией с ЕГАИС. Проблемы возникают и из-за внутренних конфликтов прав доступа после некорректного обновления конфигурации.

Ошибки в первичных цифровых файлах критичны для бизнеса. Если формат документа нарушен, ФНС не признает сделку при проверке, а ваш покупатель потеряет право на налоговые вычеты, что приведет к финансовым претензиям. И размер этих претензий может быть большим. Очень большим!

Если стандартные алгоритмы не помогают исправить ситуацию, не меняйте код конфигуратора самостоятельно - вы можете сделать только хуже. Когда что-то пошло не так, доверьте настройку и сопровождение 1С специалистам компании «Системы Автоматизации». Мы устраним ошибки проведения, обновим формы отчетности до актуального релиза платформы, проверим договор ИТС и настроим стабильную работу сервисов ЭДО без сбоев.

Если вам все-таки нужна помощь с настройкой первички и ЭДО в 1С и самостоятельно решить проблему не получается, мы вам поможем! Специалисты СА1С проведут диагностику и исправление. Эксперты проконсультируют вас и устранят технические проблемы с базой в день обращения!